Die erste Kontaktaufnahme

Mit diesem Telefonat vermittelst Du einen ersten Eindruck, der nur schwer zu berichtigen ist. In den ersten Sekunden entscheidet unser Gehirn, ob wir jemanden sympathisch finden oder nicht.

Such Dir am besten einen ruhigen Platz, an dem alle wichtigen Unterlagen erreichbar sind: Lebenslauf, Stift & Notizblock, Terminkalender und die Stellenanzeige. Hintergrundgeräusche wie Straßenlärm oder bellende Hunde solltest Du weitestgehend vermeiden.

Melde Dich zu Beginn des Telefonats mit deinem vollen Namen. Trage anschließend klar und deutlich vor, warum Du anrufst. Dann weiß dein/e Gesprächspartner*in sofort, worum es geht und wer am Telefon ist.

Höflichkeitsformeln wie „Bitte“ und „Danke“, eine freundliche Begrüßung und Verabschiedung sind im Telefonat ebenso selbstverständlich, wie in einem direkten Gespräch.

Erkundige Dich über die Öffnungszeiten und wähle den Zeitpunkt des Telefonats genau:

• Nach Wochenenden nicht unbedingt montagsmorgens
• Nicht rund um die Mittagspause (meist 12 – 13 Uhr)
• Nicht kurz vor dem Feierabend

Frage Deine/n Gesprächspartner*in, ob ihr/ihm der Anruf zeitlich passt. Das macht klar, dass Du dir Gedanken machst und wird meist positiv aufgenommen. Wenn es zeitlich ungünstig ist, entschuldige Dich und frage nach einer günstigeren Uhrzeit für ein Telefonat.

Verhalte Dich beim Telefonat so wie bei einem echten Vorstellungsgespräch. Dein/e Gesprächspartner*in spürt, ob Du Du beim Reden lächelst.

Kleidung und die Umgebung haben unbewusst Auswirkungen auf unser Verhalten! Setz Dich aufrecht an einen Tisch oder stell Dich hin.

Während des Telefonats solltest du andere Tätigkeiten unterbrechen und deinem/deiner Gesprächspartner*in deine volle Aufmerksamkeit geben.

Ausnahme: wenn Du zum Beispiel nach Informationen gefragt wirst, die Du heraussuchen musst. Das kannst du höflich ankündigen, indem Du etwas sagst wie: „Einen Moment bitte, ich schaue kurz in den Unterlagen nach“.

Allgemein gilt: Essen und Trinken, Rauchen oder Papierrascheln ist ebenso unangebracht wie Brüllen oder leises Flüstern.

Am Telefon fallen Fehler im Gespräch besonders auf. Da der Sichtkontakt fehlt, ist es umso wichtiger, dass Du deinem/deiner Gesprächspartner*in möglichst treffende Antworten gibst.

• Merk Dir den Namen deines/deiner Gesprächspartner*in und sprich sie/ihn persönlich an.
• Achte darauf, dass du ihr/ihm nicht ins Wort fällst.
• Sprich laut und deutlich.
• Sprich nicht zu schnell. Versuche trotz Anspannung ruhig zu bleiben.
• „Auf den Punkt kommen“ (ca. 3 - 4 Sätze als Antwort auf eine Frage).
• Achte darauf, dass Deine Stimme wach und freundlich klingt.
• Du solltest unbedingt mit den eigenen Unterlagen, dem Lebenslauf und der Stellenanzeige vertraut und auf eventuelle Fragen vorbereitet sein!
• Durch kurze Zwischenkommentare wie „Ja“ oder „verstehe“ kann man signalisieren, dass man den Ausführungen des Anderen folgen kann.

Bereite Dich vor dem Telefonat mit folgenden Fragen auf das Gespräch vor:

• Was will man vom Unternehmen wissen?
• Was will das Unternehmen unter Umständen vom Bewerber wissen?

Am besten bereitest du im Voraus ein paar Fragen an deine/n Gesprächspartner*in vor. Durch Nachfragen zeigst Du, dass du Interesse hast. Fragen, die bereits in der Stellenanzeige beantwortet werden, solltest Du nicht stellen.

Hier haben wir einige Vorschläge für Dich:

• Name des Ansprechpartners (sofern nicht in der Stellenanzeige genannt).
• Ist das Stellenangebot noch aktuell?
• Warum wird die Stelle neu besetzt?
• Erkundige Dich über die konkreten Aufgaben der Stelle sowie die gewünschten Qualifikationen und soziale Fähigkeiten (soft skills).
• Welche Anforderungen sind dem Unternehmen besonders wichtig?
• Gibt es außer den Infos in der Stellenanzeige noch etwas, das man für die Bewerbung wissen sollte?

Vermeide Fragen zu Urlaubszeiten oder dem Gehalt. Diese Themen werden in der Regel im persönlichen Vorstellungsgespräch besprochen.

Wenn das Telefongespräch erfolgreich verlaufen ist, steht nun der Erstellung einer individuellen schriftlichen Bewerbung nichts mehr im Wege!